Como migrar do Trello para uma ferramenta com permissões granulares

Quando o Trello deixa de ser suficiente

O Trello é uma excelente ferramenta para equipes pequenas que precisam de um kanban simples. Mas conforme a organização cresce, algumas limitações ficam evidentes:

• Sem isolamento de dados: todos os membros do workspace veem todos os boards
• Permissões limitadas: o modelo free só tem admin e membro normal
• Sem audit trail: não há registro de quem fez o quê
• Campos customizados limitados: Power-Ups pagos para funcionalidades básicas
• Sem API granular por projeto: a API é global para todo o workspace

Se você se identifica com algum desses pontos, é hora de considerar uma alternativa.

O que avaliar em uma nova ferramenta

Antes de migrar, defina os critérios que importam para sua equipe:

Segurança e acesso

• Permissões por projeto, não apenas por workspace
• Roles customizadas com controle granular
• Row Level Security ou equivalente
• Audit logs para compliance

Produtividade

• Kanban com drag-and-drop fluido
• Campos customizados nativos (sem plugins)
• Filtros e busca avançada
• Templates de projeto reutilizáveis

Integração

• API REST documentada
• Webhooks para automação
• Importação/exportação CSV
• Notificações por email e in-app

Custo-benefício

• Plano gratuito funcional (não apenas trial)
• Preço por membro previsível
• Sem cobrança por funcionalidades essenciais

Passo a passo da migração

1. Mapeie seus boards atuais

Antes de migrar, documente a estrutura dos seus boards no Trello:

• Quais boards existem e quem tem acesso
• Quais listas (colunas) cada board tem
• Quantos cards existem por lista
• Quais labels e campos customizados são usados
• Quais automações (Butler) estão ativas

2. Exporte os dados do Trello

O Trello permite exportar boards em formato JSON:

1. Abra o board no Trello
2. Clique no menu (...) → "Mais" → "Imprimir e Exportar"
3. Selecione "Exportar como JSON"

Repita para cada board que precisa migrar.

3. Prepare a estrutura na nova ferramenta

Antes de importar, crie a estrutura equivalente:

• Crie a organização e convide os membros
• Crie os projetos correspondentes aos boards
• Configure as colunas equivalentes às listas do Trello
• Defina as permissões de acesso por projeto
• Configure campos customizados se necessário

4. Importe as tarefas

A maioria das ferramentas modernas aceita importação via CSV. Exporte do Trello, converta para CSV e importe. No Sketi, o processo é:

1. Acesse o projeto → botão "Importar"
2. Faça upload do arquivo CSV
3. Mapeie as colunas do CSV para os campos do Sketi
4. Confirme a importação

5. Configure permissões e roles

Este é o passo mais importante — e o que provavelmente motivou a migração. Para cada projeto:

• Adicione apenas os membros que precisam de acesso
• Defina roles customizadas (viewer, editor, admin)
• Configure permissões granulares por role
• Remova o acesso padrão aberto

6. Comunique a equipe

A mudança de ferramenta exige comunicação clara:

• Avise com antecedência e explique os motivos
• Compartilhe um guia rápido de uso da nova ferramenta
• Defina uma data de corte para o Trello
• Mantenha o Trello em modo leitura por algumas semanas

Erros comuns na migração

1. Migrar tudo de uma vez: comece com um projeto piloto
2. Não definir permissões desde o início: configure acesso antes de importar dados
3. Ignorar a curva de aprendizado: reserve tempo para a equipe se adaptar
4. Não exportar antes de cancelar: mantenha backups dos dados do Trello

Por que o Sketi é uma boa alternativa ao Trello

O Sketi foi pensado para equipes que superaram o modelo aberto do Trello:

• Isolamento real com Row Level Security no banco de dados
• Permissões granulares com 10 controles por role customizada
• Kanban nativo com drag-and-drop, sem depender de plugins
• Campos customizados incluídos em todos os planos
• API REST por projeto com tokens individuais
• Importação CSV com mapeamento inteligente de colunas
• Plano gratuito funcional, sem limite de tarefas

A migração do Trello para o Sketi leva em média 30 minutos por projeto. E o ganho em segurança e controle compensa o esforço.